SPOEDBERICHT: ALV (deels) digitaal

[Op de dag van onze 100e verjaardag moet ik u informeren over iets wat onze voorouders een eeuw geleden niet hadden kunnen bevroeden. Leest u alstublieft onderstaande heel goed. Dit bericht is zojuist ook per mail aan alle leden verstuurd.]

Op de persconferentie van afgelopen vrijdag 18/9 is aangegeven, dat in onze regio de grens van groepen verlaagd is naar 50 personen.

De Algemene Ledenvergadering is gepland op 24/9 en het aantal leden dat normaliter aanwezig/ vertegenwoordigd is hangt in het algemeen om het getal van 50, (vorige keer 56). Daarnaast is de ruimte in en om onze kantine beperkt en het weerbericht vanaf woensdag niet goed, waardoor de buitenruimte minder/ niet te benutten is.

Alles overwegende hebben we gemeend te moeten besluiten het zekere voor het onzekere te moeten kiezen en de ALV (deels) digitaal te laten verlopen. Dat is mogelijk in de bepalingen van paragraaf 2, artikel 6 van de Spoedwet Covid19.

Onvoldoende computervaardig of geen apparatuur?

Wanneer u onvoldoende computervaardigheden hebt of niet over een computer of ipad (een telefoon kan ook maar dan wordt alles wel erg klein) beschikt, kunt u de vergadering toch fysiek/ lijfelijk in de kantine bijwonen. Hiervoor is vóóraf inschrijving vereist, zodat we kunnen monitoren wie in persoon aanwezig zullen zijn tijdens de vergadering. In de kantine zullen 15 plaatsen beschikbaar gemaakt worden, nogmaals, uitsluitend bedoeld voor mensen, die onvoldoende computervaardig zijn of niet beschikken over adequate apparatuur. In de kantine wordt u een plaats toegewezen. Hiervoor geldt op is op en wie het eerst komt die het eerst maalt. Het is helaas even niet anders. Inschrijven voor een fysieke plek in de kantine kan via een mail naar: secretariaat@veokorfbal.nl, advies is dit zo snel mogelijk te doen als u er echt lijfelijk bij wilt zijn. Na deze inschrijving voor lijfelijke aanwezigheid hoort u zo snel mogelijk of er nog plek is.

We gaan ervan uit, dat het aantal van 15 beschikbare plaatsen in de kantine ruim voldoende is voor bovenstaand doel, omdat de veel leden inmiddels vertrouwd zullen zijn met de optie van digitaal vergaderen via het werk.

Hoe gaan we het doen?

Digitaal vergaderen betekent voor u als lid van VEO in praktische zin het volgende:

Voorbereiding:

  1. De vergadering gaat verlopen met behulp van het programma Microsoft Teams. Dit is als app beschikbaar voor desktop en mobiel device (Zowel voor Apple als Windows en google beschikbaar). Als u al niet over de app beschikt, is de app gratis te downloaden via de diverse app-stores van Apple, google en windows of hier via internet. U kunt uw Microsoftaccount (wanneer u die al hebt) gebruiken bij het installeren van de app. Wanneer u nog geen account hebt wordt u in de gelegenheid gesteld een gratis account aan te maken. Installeer deze app minimaal één dag voor de ALV dit kost hooguit enkele minuutjes en houdt daarbij uw mobiele telefoon hierbij bij de hand (u krijgt namelijk een cijfercode toegestuurd). Dus installeer bijvoorbeeld meteen na het lezen van dit bericht de app, dan is dat meteen gebeurd.
  2. U ontvangt de avond voor de ALV een bericht van het secretariaat met daarin een link opgenomen om de ALV de volgende avond digitaal bij te kunnen wonen. Met een klik op deze link kunt u zich een dag later aansluiten bij die vergadering. Op 24/9 kunnen mensen zich vanaf 19.20 uur aanmelden voor de bijeenkomst door simpelweg op de betreffende link te klikken. Maar nogmaals, om deel te kunnen nemen moet u echt de Microsoft teams app op uw apparaat geïnstalleerd hebben.
  3. Wanneer u vragen hebt over de inhoud van de reeds voor de ALV toegestuurde stukken wordt u dringend verzocht deze bij het secretariaat aan te leveren vóór maandagavond 21/9 20.00 u. Om het vergaderproces zoveel mogelijk te stroomlijnen streven wij ernaar de antwoorden op deze vragen al voor de vergadering uit te sturen. Uiteraard zal er tijdens de vergadering in de chat een mogelijkheid zijn om te reageren en vragen te stellen.

Op de avond van de ALV:

4. Wanneer u zich digitaal aanmeldt voor de ALV op de avond zelf neemt u als het ware even plaats in een virtuele wachtkamer (“de lobby”), de organisator van de sessie moet u toelaten tot de bijeenkomst. Haak vooral niet af, want als er veel mensen tegelijk inloggen kan dit heel even duren (Een paar minuutje misschien.).

5. Boven, onder of naar het beeld staan icoontjes. Ook kunt u (wanneer u geen icoontjes of knoppen ziet) een werkbalk oproepen door met de muis op scherm te klikken. Dan “popt” er een werkbalk op. Een belangrijke knop op deze werkbalk is die met drie puntjes (…) als u iets niet kan vinden (bijv het “handje” waaronder hier sprak van is) kunt u het veelal wel daar vinden.

6. Tijdens de vergadering wordt van iedereen “etherdiscipline” verwacht. Dit betekent:

-Wilt u zich met voor en achternaam in de chat [te openen door te klikken op het icoontje van het tekstballonnetje (💬)] aanmelden en als u ouder bent van één van de kinderen even aangeven hoe uw kind heet. Hier ook graag aangeven of u door een ander lid eventueel gemachtigd bent.

– Tijdens de vergadering staat uw microfoon uit tenzij u het woord krijgt. U kunt de microfoon uitzetten door op het betreffende icoontje (🎤, iets dergelijks) te klikken, als het icoontje doorgestreept is staat uw microfoon uit, u zet het aan door weer op deze knop te klikken.

– Als u iets wilt zeggen klikt u op het icoontje van het handje (✋🏻)bovenaan of elders op het scherm, de voorzitter van de sessie geeft u dan het woord. Zorg er vervolgens voor dat de microfoon weer even aan staat.

– Houdt de camera a.u.b. aan. Ook hiervoor is een icoontje (📹). Als er een streepje doorheen staat, staat je camera uit. Door erop te klikken zet je je camera aan of uit.

– Stemmen tijdens de vergadering zal bij virtuele handopsteking (✋🏻), geschieden.

7. Voor het uitloten van de certificaten zal één van de fysiek aanwezigen te hulp gevraagd worden

8. Tijdens de vergadering zult maar een maximaal aantal (wrs. 9) mensen in beeld hebben. Dat zijn degenen, die het woord hebben of net gevoerd hebben. De anderen zijn wel aanwezig, maar van hen zie je geen beeld.

9. De vergadering zal worden opgenomen ten behoeve van het opstellen van notulen.

Tot zover, vragen kunt u richten tot secretariaat@veokorfbal.nl

 

Namens het bestuur c.k.v. VEO,

Jan Scheffers, secretaris.


Geschreven door:

Jan Scheffers

Je moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.